Sover ons kon vasstel, was onderhandelinge in die verband op die laatste al in 1947 aan die gang.
Mnr J.G. Lemmer (Oom Gert) bedank die Stads-klerk van Windhoek in ’n skrywe, gedateer 8 Janu-arie 1948, vir die geskikte terrein en meld dat die ar-gitek, mnr. Daneel reeds besig was om planne op te stel. Hy verwys ook na dr. H.J. Steyn as een van die komiteelede.
Op 29 Januarie 1948 laat weet die Stadsklerk, J.N. Pringle, dat die Raad nie verder behulpsaam kan wees voordat die genoot-skap nie geregistreer is in die Aktekantoor as ‘n Orga-nisasie met besitreg, kon-stitusie, ensovoorts nie.
Op 13 April 1948 oorhandig die argitekte, Chrysos S. Daneel, die voorgestelde plan aan die Stadsklerk. Vrae word gestel oor wie vir wat verantwoordelik sou wees.
Die Finansiekomitee van die Stadsraad keur die konsepgrondwet van die “Bittereindersbond” goed, en verwys die fynere wets-punte na sy prokureurs, Lo-rentz en Bone, vir regsad-vies.
Voorgenoemde konsep-grondwet was goedgekeur op ‘n Bestuursvergadering van die Bond, gehou op 10 Julie 1947 en onderteken deur Oom Gert (J.G.Lem-mer) as Voorsitter en D.B.L. Mitchell, as Sekre-taris.
Die doel van die Bond was soos volg beskrywe:
„(a) Om fondse in te samel vir ‘n monument ter ge-dagtenis aan die Bitter-einders, op die grondstuk wat Windhoek se Muni-sipaliteit vir daardie doel aan die Bittereindersbond afgestaan het.
(b) Om die name van al die Bittereinders wat in die Tweede Vryheidsoorlog tot die einde volhard het, op die monument aan te bring.
(c) Om van die Staat vir behoeftige Bittereinders sodanige hulp as wat moontlik is te verkry.“
Verder is gemeld dat wanneer die Bond sou opgehef word, as gevolg van die afsterwe van sy lede, alle regte en pligte sou oorgaan na die Munisipaliteit van Wind-hoek. Die grond sou die eiendom van die Munisi-paliteit bly (1 Junie 1948) en dit sou teen een sjieling ‘n jaar verhuur word vir 24 jaar, waarna aanvaar is alle lede van die Bond oorlede sou wees.
Hierdie ooreenkoms is deur die Stadsklerk van Windhoek (geteken J. H. van der Merwe) bevestig in ‘n skrywe aan die Sek-retaris van S.W.A. op 12 September 1952.
Reeds ‘n jaar voor dit op 14 Julie 1951 het die Voor-sitter van die Bitterein-dersbond die Munisipaliteit in kennis gestel dat daar nou genoeg fondse ingesa-mel was om die monument op te rig en dat tenders teen September 1951 gevra sou word.
Op 27 Julie 1951 was die volgende besluit deur die Finansieskomitee van Windhoek se Munisipaliteit geneem:
„After discussion the Committee approved the recommendation of the Works Committee that a free water connection should be installed on Erf No 486 and that the water required for the construc-tion of the monument on this site and also for the maintenance of the pro-posed gardens, should be supplied free of charge.
The Town Engineer was further directed to nego-tiate with the architect of the monument to ascertain what type of ornamental wall or fence would be most suitable and to submit an estimate of the cost to the Committee in due course.“
Selfs na die natuurlike ontbinding van die Bitter-eindersbond het die Muni-sipaliteit voortgegaan om die terrein te onderhou. Dit is gedoen deur tenders te vra wat ook sou insluit, onder andere, die Tweede Oorlogmonument en Duit-se begraafplaas in Leut-weinstraat (later Robert Mugabestraat) regoor die Vrymesselaarslosie.